En una organización estructurada deben existir características que permitan que cada decisión y acción tomada sea la indicada. Para ello, además de contar con un talento humano adecuado, es necesario realizar la planeación de las diversas situaciones en las cuales pueden encontrarse la empresa. Establecer unas reglas y normas claras, unos derechos y deberes de los colaboradores, entre otros factores, hacen parte del diseño de la estrategia empresarial.

Comunicación interna y externa

La comunicación ha dejado de ser exclusiva de periodistas, publicistas y responsables de comunicación corporativa. Así, en la actualidad, las personas están en constante interacción con el mundo. En la empresa, cada funcionario es una valla andante que influye en la marca, de la misma manera en la que influye, la forma en que la organización informa los cambios, avances o novedades, en la percepción de los empleados y clientes.

Con la llegada de la era digital, la comunicación también ha evolucionado, siendo más dinámica, accesible y con mayor alcance. Sin embargo, esto no quiere decir que no deba ser gestionada, pues para lograr una comunicación eficaz es necesario que se desarrollen estrategias. Estas deben permitir medir los efectos de los mensajes transmitidos para mejorarlos o traducirlos en nuevos negocios.

Comunicación interna

La transformación digital no solo es un tema de avances tecnológicos, sino de cambios en la cultura organizacional; debe trabajarse desde el interior de las empresas. La comunicación puede ser una potente herramienta, para que los miembros de la organización entiendan, que la digitalización puede traer grandes beneficios. Se presentan cuatro variables para tener en cuenta sobre la comunicación interna de las empresas:

• Segmentación de los públicos internos: se deben considerar equipos multidisciplinarios que se van instalando. Esto con roles nada jerárquicos y con flujos de comunicación más directos, donde se procesan aspectos importantes para el negocio.
• Canales de comunicación: es necesario considerar que los flujos de comunicación interna se están orientando hacia una comunicación directa, face to face. Por consecuencia, se cree que si la intranet o la red social corporativa, no aporta agilidad a los procesos productivos. No sensibiliza a todo el equipo sobre el proceso de transformación, esta será considerada como puro entretenimiento.
• Sistemas organizacionales: la era digital propone reemplazar el organigrama jerárquico, por uno que funcione como una malla compuesta de nodos comunicados entre sí. Todos saben de todo, nadie es imprescindible, no hay horarios ni estrictas jerarquías, todo funciona por objetivos.
• Socialización: las nuevas dinámicas de trabajo en equipo pueden afectar el flujo de información y su interpretación.

Las anteriores variables se deben trabajar, para poder lograr una comunicación efectiva dentro de la empresa e identificar a tiempo, aquellos grupos que se convierten en núcleos de trabajo vitales para la organización, pero con su propia subcultura lo que, en algunas ocasiones, es visto ante los ojos de otros colaboradores como una situación excluyente, que genera resistencia al cambio por parte de personas que no son consideradas en estos procesos; sin embargo, esto permite trabajar de la exclusión a la inclusión oportunamente.

Los retos de la industria digital

De esta manera, transmitir un mensaje diferenciado e inclusivo, uno que forme e instruya, que comunique claramente que el cambio es un proceso gradual, lento y que necesita nuevos métodos, además de nuevas tecnologías, facilita el cambio y puede ser el motor de la transformación, basada en nuevas habilidades y competencias digitales. Gestionar el clima laboral es clave para cualquier transformación; se debe trabajar en la promoción de entornos creativos y realizar análisis que detecten aspectos del clima laboral, que puedan estar afectando la productividad, creatividad y satisfacción laboral.

De esta manera, se debe comunicar la automatización que paulatinamente esté teniendo la empresa, pues compartir esta información con los equipos de trabajo, favorece la creación de nuevas ideas que son el precedente de productos o nuevos servicios. Adicionalmente, si bien es claro que sin métricas no se puede mejorar, pues es gracias a los indicadores que se puede conocer el nivel de impacto conseguido; se pueden diseñar campañas dirigidas a audiencias internas, dando protagonismo a las personas, para sensibilizar sobre el cambio, comunicar la visión y recordar los valores.

Así mismo, se puede gestionar la responsabilidad social interna, que implica cuidar a los trabajadores con una propuesta de valor atractiva, a través de salarios justos, políticas de conciliación, seguros, gestión adecuada del talento, proyectos de reconocimiento, entre otros. En este mismo artículo, se presentan algunas estrategias interesantes de la comunicación para promover la transformación a través de la conversación y la colaboración.

De esta manera, promover la conversación, para conectar a las personas, y avivar el flujo de conocimiento entre todas las áreas, se puede llevar a cabo utilizando actividades como:

• Mapa de audiencias.
• Crear y organizar redes internas de colaboradores.
• Detectar carencias y expectativas de la información.
• Plan estratégico de comunicación interna.

Colaboración en digital

Adicionalmente, contar con el apoyo de líderes jerárquicos e influencers internos es clave para comprometer al resto de la organización a la colaboración. De esta manera, algunas acciones que se pueden desarrollar son:

• Campañas centradas en el protagonismo del colaborador y en el aporte de ideas para la innovación.
• Impulsar redes de colaboración entre áreas y procurar el entendimiento de las decisiones.
• Movilizar a la alta dirección, para que su ejemplo sea valorado y se imite, además se pueden insertar comentarios en blogs, liderar reuniones, entre otras iniciativas.

Teniendo esto en cuenta, la comunicación genera confianza para transformar paulatinamente la cultura, que en muchas empresas es el principal rival del cambio.

Comunicación externa

La comunicación es una habilidad necesaria y transversal que lo impregna todo, y en la actualidad, está al alcance de todos a bajo costo, a través de las plataformas que ponen en contacto a la oferta y la demanda. Así, las empresas pueden lanzarse a la aventura de ofrecer sus productos sin grandes desembolsos en marketing, dado que pueden comunicar a costos mucho menores. Sin embargo, una adecuada presencia en las redes sociales no es gratis, se debe dedicar tiempo y atención a la selección del personal que realice estas tareas.

La redacción, el conocimiento del tema y el diseño gráfico, son características que harán que se destaque el mensaje, a pesar de ser un canal gratuito, por lo que las empresas deberán luchar por destacarse en ese océano de mensajes multitudinarios y gratuitos. Por otro lado, no basta solo con lanzar el contenido, cuando el proyecto alcanza ciertas dimensiones, es recomendable la contratación de herramientas, que permitan monitorizar las campañas en redes y medir su impacto.

Así mismo, un equipo de analítica y posicionamiento digital es algo en lo que conviene invertir, ya que los datos pueden ser el factor diferenciador de un competidor, que solo se queda en la superficie de las opciones gratuitas.

También es importante entender que en la actualidad se han generado nuevos problemas para la comunicación, como la saturación de la información, la veracidad de los mensajes, la inclusión de valores éticos y la disponibilidad de la información de la competencia, variables que deben ser tenidas en cuenta antes de emitir un comunicado. En sintonía con el cambio de comunicar o promocionar productos o servicios, algunas empresas crean contenido útil para su audiencia, que es patrocinado por la marca, pero que no habla solo esta, así desarrollan el branded content.

Dirección mediante la ingeniería

Dentro de una organización se debe contar con un equipo de talento humano adecuado. Esto asegurará que cada tarea se complete de forma efectiva y que cada decisión tomada al interior de la empresa esté direccionada a la excelencia. Por ello, el ingeniero además de jugar un papel importante en áreas productivas, también juega un papel crucial en el ámbito administrativo. Su amplio conocimiento le permitirá anticiparse a situaciones que en otro contexto, pueden resultar complejas.

En TECH Universidad Tecnológica es posible encontrar programas enfocados en la especialización del profesional con los estándares educativos más altos del mercado. Caso tal son su Máster en Infraestructuras Inteligentes. Smart Cities y el Máster en Energías Renovables. Sin embargo, para aquel profesional en ingeniería que busque construir su camino profesional hacia el área administrativa, no cabe duda que su mejor elección será el Máster en Dirección de Administración Industrial.