Procesos administrativos en la farmacia

Los procesos administrativos en la farmacia permiten comprender como se constituye la adecuada gestión en la farmacia en diferentes aspectos base.

facultad de farmacia
viernes, 29 de julio de 2022
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El origen de los procesos administrativos en la farmacia se le atribuye a Henry Fayol, ingeniero de minas francés quien, tras 50 años como gerente de una empresa minera, en 1916 publicó su libro Administration Industrielle et Générale, que dio lugar a la teoría clásica de la administración, a veces referida como “fayolismo”.

Basándose en su propia experiencia de gestión, Fayol desarrolló en su obra su concepto de administración, en donde destacaba los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y, lo que es sin duda, lo más reconocido de todo su trabajo: los 14 principios para la correcta administración. Fayol propone que existen cinco funciones primarias de gestión y catorce principios de gestión, siendo las primeras:

Funciones primarias de la gestión.

  1. Planificación: Henry Fayol afirmaba que los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos, evaluando futuras contingencias que afecten a la organización y dar forma al panorama futuro de la empresa, por lo que, un buen plan de acción, debe ser preciso, basarse en la unidad y tener cierta flexibilidad.
  2. Organización: según Fayol, los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente, para alinear las actividades de la organización, capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo y asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.
  3. Dirección: Fayol afirmaba que los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario e inspirarlos a alcanzar las metas de la empresa, comunicarles los objetivos y las políticas de la empresa y tratarlos bajo los estándares de la compañía.
  4. Coordinación: los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa deben complementar y enriquecer el trabajo de otra, lo que dará lugar a una mayor rentabilidad y eficiencia. Según Fayol, una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de los diferentes departamentos se complementen entre sí, enlazando el trabajo particular con la búsqueda de los logros generales.
  5. Control: los administradores deben controlar que las actividades de la compañía estén en línea con las políticas y objetivos de la empresa en general, además de observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos y coordinar las tareas para corregir posibles desviaciones.

Visión normativa

Esta teoría de las cinco funciones de la administración de Henry Fayol es una visión muy normativa y funcional de la administración. Por lo que no refleja completamente las complejidades administrativas a las que se enfrenta la empresa en su día a día; pero sí que aporta un resumen estructurado de las tareas necesarias que deben llevar a cabo todos los administradores. Por otro lado, Fayol destacaba que toda organización debía cumplir con una serie de funciones básicas:

  • Funciones técnicas: son las funciones empresariales y primordiales de la empresa, ligadas a la producción de bienes y servicios, como son las funciones productivas.
  • Funciones comerciales: están enfocadas en las actividades de compra, venta e intercambio.
  • Las funciones financieras: implican la búsqueda y la gestión del capital, donde el administrador juega un papel fundamental.
  • Funciones contables: se enfocan en todo aquello relacionado con los costos, inventarios o gestión de los recursos.
  • Funciones administrativas: están encargadas de la regulación, integración y control de las funciones anteriores. Esto de manera que se coordinen eficaz y eficientemente para conseguir una buena coordinación y control de la organización en su totalidad.

Procesos administrativos en la farmacia: principios básicos en la empresa

Por último, como se ha comentado anteriormente, lo más reconocido del trabajo de Fayol fueron los 14 principios básicos de organización de la empresa, los cuales trataban métodos de dirección innovadores y han transcendido a lo largo de los años:

  1. División del trabajo: cada empleado tiene una habilidad distinta y un punto fuerte que hay que explotar.
  2. Autoridad y responsabilidad: la autoridad conlleva responsabilidad y cierto riesgo y los encargados de hacer que la empresa funcione, deben asumir dichas responsabilidades.
  3. Disciplina: conlleva obediencia y respeto hacia los valores fundamentales.
  4. Unidad de mando: se refiere a la importancia de que cada empleado recibe órdenes sobre las tareas.
  5. Unidad de dirección: hace referencia al enfoque y a la unidad de las actividades, trabajando todos hacia un mismo objetivo.
  6. Subordinación del interés individual al general: cada empleado tiene intereses particulares, pero nunca deben prevalecer sobre el interés de la empresa.
  7. Remuneración: es importante contar con empleados que estén motivados y que sean totalmente productivos.
  8. Jerarquía: Fayol exige un respeto máximo a los mandos más altos, estableciendo así una línea muy clara de autoridad y jerarquía.
  9. Centralización: la autoridad debe estar repartida de forma equilibrada y coherente, sobre todo en empresas grandes.
  10. Orden: cada empleado debe tener los medios y recursos necesarios para poder desarrollar, de manera adecuada, las funciones que le han asignado. Esto según sus puntos fuertes y capacidades.
  11. Equidad: los trabajadores deben ser tratados en todo momento con equidad, amabilidad y por igual.
  12. Estabilidad: hace referencia a la importancia de la estabilidad del personal, ya que Fayol remarca que una elevada rotación puede perjudicar un correcto funcionamiento de las áreas.
  13. Iniciativa: se debe incentivar la iniciativa de cada trabajador para realizar tareas, es decir, flexibilidad y libertad para poder aportar valor en su puesto de trabajo.

Etapas del proceso administrativo

El proceso administrativo es un conjunto de etapas cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente posible. Estas etapas derivan de las cinco funciones primarias de Henry Fayol; planificación, organización, dirección y control y, al mismo tiempo, se encuentran englobadas dentro de dos fases diferentes:

  • Fase mecánica: compuesta por la planificación y la organización, es la primera etapa del proceso administrativo. Es allí, donde se realiza la estructura principal del proyecto por realizar. Se podría decir que es la parte estática del proceso.
  • Fase dinámica: compuesta por la dirección y el control. En este sentido, hace referencia al movimiento, es decir, una vez está todo planificado y organizado, toca ejecutar.

Las cuatro etapas del proceso administrativo son imprescindibles para una buena gestión empresarial. Todo equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto.

La adecuada gestión en la farmacia

Dentro de las múltiples tareas que desarrolla el profesional en farmacia, la administración es una de las que mayor atención requiere. Por esta razón, la experiencia y el conocimiento juegan un papel crucial en el adecuado desempeño del profesional en esta área. Esto permitirá que el profesional cree estrategias de crecimiento que permitan hacer frente a las diversas situaciones adversas que se presenten en esta área.

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