Procedimientos electrónicos
La protección de datos en los procedimientos electrónicos hace parte de los nuevos procedimientos digitales.
facultad de derecho · protección de datos
mié. 29 de sep. 2021
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La adaptación de la administración a las nuevas tecnologías lleva aparejadas las correspondientes reformas del ordenamiento jurídico. Y si lo que se busca es la eficacia y eficiencia de la actividad administrativa, uno de los principales objetivos de esta modernización debe afectar a los procedimientos electrónicos administrativo.

El tratamiento informatizado de datos y su almacenamiento en las bases de datos influye en las tareas internas de gestión administrativa. Así, automatizándolas y facilitando las tareas habituales, pero también condiciona las medidas y responsabilidades a establecer. Esto en torno a la seguridad de los datos, en el acceso a los sistemas, y también en su transmisión o cesión. Por ello, resulta relevante destacar los derechos que se reconocen a la ciudadanía, (art. 13 LPACAP), partiendo del derecho mismo a relacionarse por medios electrónicos (art. 12). La AP debe hacerlos realidad, creando las correspondientes plataformas y servicios de Administración electrónica.

De ahí que algunos de estos derechos relacionados con el procedimiento electrónico (art. 14) han sido modificados por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). La forma cómo se han visto modificados estos derechos por la LOPDGDD, es la siguiente; Derecho a la protección de datos de carácter personal. En particular, a la seguridad y confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las AAPP (art. 13h LPACAP) Este es básicamente el derecho que se está estudiando de forma genérica a lo largo de estos temas.

La administración electrónica

La e-Administración (o Administración electrónica) se ha convertido en una realidad en el país a partir de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACAP), y de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP), en las que se consagra un nuevo principio de preferencia del medio electrónico, tanto en las relaciones con la ciudadanía y como sistema exclusivo y obligatorio en su ámbito interno e inter administrativo (art. 3.2 LRJSP).

La implantación de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) abarca todos los ámbitos de la Administración (AP), desde la constitución y funcionamiento de los órganos colegiados, la notificación de las resoluciones administrativas (art. 41 LPACAP), la transparencia en la relación con los ciudadanos, hasta el registro único electrónico (art. 16 LPACAP).

La consecuencia de todo ello es que el medio electrónico será el medio natural y ordinario en su relación con la ciudadanía. Sin embargo, este proceso no es aséptico. Ni las tecnologías ni las decisiones políticas de aprovechamiento de las mismas son neutras; además de que su implantación en la AP puede tener consecuencias negativas si el derecho no asegura el mantenimiento de las garantías necesarias para la protección de los derechos de la ciudadanía.

Este es el principal reto en cuanto a la digitalización de la AP: lograr una mayor eficacia en el ejercicio de la función de administrar, sin restringir la protección de la ciudadanía frente al poder público.

Derecho al acceso online a los distintos trámites del procedimiento y a obtener copia de los documentos contenidos en los citados procedimientos (art. 13a LPACAP)

Esto se realiza necesariamente a través del Punto de Acceso General electrónico de la AP, que funciona como un portal de acceso (art. 43.4), siempre que la parte interesada hubiera elegido la tramitación electrónica. Para ello, la iniciación de un procedimiento administrativo a instancia de parte a través de medios electrónicos requiere de la puesta a disposición de los correspondientes formularios de solicitud en la sede electrónica.

Esto por medio de los que se aportarán datos personales de diversa índole, sobre los que la AP puede efectuar las verificaciones necesarias para comprobar la exactitud de los datos en el ejercicio de sus competencias (Disposición Adicional 8ª, en adelante DA). Las notificaciones o publicaciones de actos administrativos suponen un tratamiento de datos por parte de la AP, lo que necesita consentimiento de la parte interesada.

Sin embargo, tal y como señala la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), el RGPD no considera el consentimiento como ‘fundamento jurídico válido’ para el tratamiento de los datos por una AP, dado que no garantiza que se haya prestado libremente, como requiere el Considerando 43 RGPD; por lo que, de acuerdo al Considerando 42, no puede afirmarse que la parte interesada pueda prestar su consentimiento de forma verdaderamente libre en sus solicitudes a la Administración, ya que si lo retirase, y esta fuera la única base legítima del tratamiento, es obvio que sufriría un perjuicio.

En cuanto a las notificaciones electrónicas, se exige consentimiento expreso, informado, individual y debe constar de modo claro e inequívoco. En caso de motivos de interés público no hace falta recabar consentimiento; tampoco si la autoridad alega motivadamente interés legítimo.

Derecho a la consulta del estado de los procedimientos (art. 53.a LPACAP)

Este derecho se llevará a cabo por la parte interesada a través del Punto General de Acceso, en caso de haber solicitado la tramitación electrónica. Supone el derecho a la información sobre el expediente administrativo, lo que está estrechamente ligado a los derechos de defensa y alegaciones en el procedimiento. También, comprende los derechos de autentificación o certificación de las copias obtenidas del expediente.

Derecho a la no presentación de datos o documentos que ya obren en poder de las AAPP

Este derecho ya estaba previsto por la derogada LRJPAC (art. 35.f), bien porque ya han sido aportados, o por haber sido confeccionados por la propia AP; aunque aquella extendía este derecho únicamente a que los documentos se encontrasen en poder de la propia AP actuante, mientras que la LPACAP (art. 28.2) lo ha hecho extensivo a los documentos que se encuentren en poder de cualquier Administración.

Trasladado al campo de los datos personales, la implementación de este derecho supone la recogida de esta información por parte de las AAPP, su tratamiento y comunicación a través de medios electrónicos. Es lo que se ha denominado el principio ‘de una sola vez’, que permite la interoperabilidad entre administraciones públicas, esto es, que exista cesión de datos de la ciudadanía entre las diferentes administraciones (art. 155 LRJSP).

Se traduce en una mayor eficiencia en el funcionamiento de la AP, con incidencia positiva en la ciudadanía al eliminar la carga administrativa innecesaria que se produce cuando se debe suministrar la misma información más de una vez a las diferentes AAPP (art. 140.1.f LRJSP). Esto suele hacerse efectivo a través de las plataformas de intermediación de datos.

Alrededor de esta cuestión se pueden encontrar varios interrogantes que resultan polémicos. El primero es el del consentimiento de la parte interesada. La LPACAP (art. 28.2) establece la posibilidad de que exista uno tácito, pero a tenor del RGPD (arts. 4.11 y 6.1), el consentimiento debe ser necesariamente expreso, esto es, manifestado libre, específica, informada e inequívocamente aceptando, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, la realización de esta labor de búsqueda para recabar los documentos electrónicamente a través de sus redes corporativas o mediante plataformas de intermediación de datos u otros sistemas electrónicos habilitados.

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