La gestión de los stakeholders
La gestión de los stakeholders hace parte de como se debe iniciar un proyecto y pasar en diferentes etapas del desarrollo de software.
facultad de informática · software
vie. 19 de nov. 2021
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El factor importante para considerar en la planificación y la gestión de los stakeholders son (los grupos de interés), que son las personas u organizaciones que directa o indirectamente tienen un impacto positivo o negativo en el plan. Es relevante determinar la ubicación de cada grupo de interés en el proyecto, porque pueden tener un impacto en el ciclo de vida del proyecto. Estos interesados pueden ser una amplia gama de personas u organizaciones que pueden estar a favor o en contra del esquema y se pueden dividir en cuatro grupos principales:

  • Los beneficiarios.
  • Quienes implementan el plan.
  • Quienes toman decisiones que afectan el proyecto.
  • Son quienes financian el esquema.

La influencia de los stakeholders en el proyecto va desde la definición de entregables, pasando por la formulación de la estrategia para influir en el comportamiento del equipo de trabajo. Por tanto, la influencia de las partes interesadas, así como los riesgos y la incertidumbre, son más relevantes y mayores al inicio del plan. El principal impacto de la falta de participación de los interesados está relacionado con el alcance. Aunque el proyecto se considera un éxito desde el punto de vista del director del esquema o de la empresa, puede que no lo sea si no cumple plenamente los objetivos, necesidades y expectativas de todos los interesados. Los problemas potenciales asociados con la participación ineficaz de las partes interesadas pueden ser:

  • Alcance limitado debido al trabajo borroso.
  • Problemas derivados de los recursos asignados al trabajo.
  • Cambios regulatorios o normativos que afecten al plan.
  • Reacción negativa de la comunidad al proyecto.

Todos estos posibles problemas ligados a la falta de participación de los actores del esquema terminan afectando, a largo plazo, el presupuesto y los plazos del proyecto.

Desarrollar el plan para la gestión de los interesados

La planificación de la gestión de las partes interesadas implica el desarrollo de estrategias de gestión adecuadas, de modo que las estas partes participen de forma eficaz durante todo el ciclo de vida del proyecto. Para ellos, se cuenta con el análisis de sus necesidades, intereses y relevancia en el éxito. La planificación de la gestión de las estas partes identifica cómo les afectará el plan.

Esto, a su vez, le permite al director desarrollar estrategias para que puedan participar de manera efectiva en el proyecto. Además de gestionar sus expectativas y, en definitiva, lograr los objetivos. La gestión de las partes interesadas no es solo mejorar las comunicaciones y saber gestionar el equipo. La planificación de la gestión de las partes interesadas consiste en crear y mantener relaciones entre el equipo de trabajo y estas. Con el fin de satisfacer las respectivas necesidades y requerimientos dentro de los límites. Las fuentes de entrada para recopilar la información que se necesitan para planificar una correcta gestión de los interesados pueden ser:

Plan de dirección del proyecto

La información utilizada para planificar la gestión de los stakeholders incluye, pero no se limita:

  • El ciclo de vida seleccionado y los procesos aplicados en cada fase.
  • La descripción de cómo se llevará a cabo el trabajo para lograr los objetivos del proyecto.
  • Los requerimientos de los recursos humanos y cómo se manejan y estructuran los roles y responsabilidades, las relaciones de información y la gestión de recursos humanos para el proyecto.
  • Modificar el plan de gestión que documenta cómo se monitorean y controlan los cambios, las necesidades y técnicas requeridas para la comunicación entre las partes interesadas.
Registro de interesados

Proporciona la información necesaria para planificar los medios adecuados para involucrar a las partes interesadas.

Recopilación de la información

Algunas de las técnicas y herramientas que se pueden usar para recopilar información son:

  • Juicio experto. Con base en los objetivos, el director debe aplicar un juicio experto para decidir el nivel de compromiso requerido en cada etapa del proyecto para cada parte interesada.
  • Reuniones del equipo. Se deben realizar reuniones con expertos y el equipo de trabajo para definir los niveles requeridos de compromiso de todas las partes interesadas. Esta información se puede utilizar para planificar la gestión pertinente.
  • Técnicas analíticas. El nivel de compromiso de todas las partes interesadas debe compararse con los niveles esperados de participación necesarios para la ejecución exitosa. El nivel de compromiso de los grupos de interés se puede clasificar de la siguiente manera:
    • Inconsciente: Desconoce el esquema y los posibles efectos.
    • Resistente: Conoce el plan y posibles impactos, pero se resiste al cambio.
    • Neutral: Conoce el esquema, sin embargo, no muestra empatía ni ecpatía.
    • Apoyo: Conoce el plan y los impactos potenciales y está a favor del cambio.
    • Líder: Conoce el Proyecto y los impactos potenciales y está involucrado activamente para asegurar que tenga éxito.

Plan de gestión de las partes interesadas

El plan de gestión de las partes interesadas es un componente del plan de dirección del proyecto. En este se identifica las estrategias de gestión necesarias para la participación efectiva de los grupos de interés. El plan de gestión de las partes interesadas puede ser formal o informal, muy detallado o definido grosso modo, según las necesidades de cada plan. La estrategia de dirección de los interesados define un enfoque para aumentar su apoyo y/o minimizar la oposición a lo largo del ciclo de vida del proyecto, incluidos elementos como:

  • Principales actores que podrían afectar significativamente el plan
  • Nivel de participación deseado para cada actor identificado
  • Grupos de partes interesadas y su gestión (como grupos)

Parte de la información relacionada con algunas estrategias de gestión de los interesados puede ser demasiado confidencial para incluirla en un documento compartido. Es responsabilidad del director del proyecto determinar el tipo de información y el nivel de detalle que debe incluirse en la estrategia de gestión de stakeholders.

Gestionar el compromiso de los interesados

La gestión de la participación de los stakeholders se realiza durante el proceso de ejecución. Este proceso involucra a los grupos de interés, para satisfacer las necesidades, los problemas de dirección y el compromiso de los grupos de interés. Al mismo tiempo, se busca una correcta aplicación del plan de gestión de stakeholders y del registro de incidencias. El objetivo es que estos actores se involucren y participen. Además, que sean tratados correcta y adecuadamente según su nivel de participación en el proyecto.

El director es responsable de ejecutar este proceso. Consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con las partes interesadas para satisfacer sus necesidades. Además de abordar los problemas a medida que surgen. Implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el proyecto, para que este pueda incidir en sus expectativas, atender sus inquietudes y resolver sus dudas.

Para una gestión correcta del compromiso, se deben supervisar regularmente las relaciones de los stakeholders ir ajustando los planes y estrategias para promover una participación real, positiva y efectiva de los mismos. Gestionar el compromiso de los interesados aumenta las posibilidades de éxito del proyecto. De hecho, permite que los interesados comprendan claramente los objetivos, beneficios, ventajas y riesgos.

El equipo en desarrollo de software

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